To już kolejny z wpisów z serii “Metody przydatne podczas planowania”. W dzisiejszym artykule opowiem Ci o narzędziu, bez którego nie nauczyłabym się dobrej organizacji oraz nie zdobyłabym umiejętności wyznaczania priorytetów. Jest to narzędzie, które sprawdza się zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Mowa o matrycy Eisenhowera.
Często jest tak, że zajmujemy się rzeczami, które nie są istotne z punktu widzenia celów, które chcemy osiągnąć. Marnujemy nasz cenny czas każdego dnia, szukamy wymówek zamiast szukać usprawnień naszych działań. Dodatkowo – zamiast zająć się tym, co naprawdę ważne i co przybliża nas do realizacji naszych planów, decydujemy się na krótkoterminowe rozwiązania. Są one dobre na moment, ale przy dłuższym funkcjonowaniu, jeśli nie znajdziemy alternatywy może się okazać, że bardziej szkodzą niż pomagają w długofalowej perspektywie. Dlatego tak ważne jest umiejętne wyznaczanie priorytetów. Zastanowienie się czy czynność, którą wykonuję jest faktycznie z punktu widzenia długoterminowych celów tym, co przyniesie efekty w przyszłości.
Zacznijmy od kilku słów o samej metodzie oraz jej autorze. Twórcą macierzy był Dwight David Eisenhower - generał U.S. Army oraz prezydent Stanów Zjednoczonych. Sekret jego sukcesów to właśnie umiejętne wyznaczanie priorytetów oraz nadawaniu sprawą odpowiedniego statusu pilności.
“ To co ważne, rzadko bywa pilne,
A to, co pilne, rzadko bywa ważne.”
D. Eisenhower
Zacznę od graficznego przedstawienia metody, następnie omówię poszczególne pola i skupię się na tym jak wykorzystać ją w praktyce.
* opracowanie własne
Każda z nas prowadzi inny tryb życia i podejrzewam, że jedna rzecz może zostać zakwalifikowana przez różne osoby do innej kategorii. Ważne jest, aby matrycę wykorzystać w najbardziej dogodny dla siebie sposób i tak, aby była ona czymś, co pomoże nam w realizacji celów i planów, a nie kolejnym narzędziem, z którego korzystamy, a nic nie wnosi ono do naszego życia. Omówię więc każdą z ćwiartek po kolei.
1. Zadania ważne i pilne - sklasyfikować je można pod określeniem “gaszenia pożarów”. Zadania z tej grupy należy wykonać w pierwszej kolejności samodzielnie. Są to zadania, w przypadku których nieuchronnie zbliża się termin realizacji i gdy się nimi nie zajmiemy dotkliwie odczujemy konsekwencje zaniedbania. Do tej ćwiartki możemy zaliczyć również wszelkie sytuacje, które nie mogły zostać zaplanowane – awarie, choroby, sytuacje problemowe i kryzysowe, nagłe wypadki. Często gaszenie pożarów jest wynikiem wcześniejszych zaniedbań i nieumiejętnego planowania. Na przykład - nauka przeddzień egzaminu, który był zapowiedziany tydzień wcześniej czy tworzenie ważnego raportu czy prezentacji przeddzień spotkania z szefem. Dlatego tak ważne jest umiejętne posługiwanie się zadaniami z obszaru 2 i odpowiednie rozplanowanie ich.
2. Zadania ważne i niepilne. Zadania z tego obszaru ściśle wiążą się z realizacją celów i marzeń. Są one ważne, ale w perspektywie długofalowej. Istotne jest, aby odpowiednio zająć się tą kolumną, ponieważ im lepiej będzie ona zorganizowana tym mniej będziemy mieć pożarów do ugaszenia i nagłe niecierpiące zwłoki zadania nie będą się tak często nam przytrafiać. W ćwiartce tej mieszczą się rzeczy istotne i strategiczne, które mają wpływ na jakość Twojego życia - Twój rozwój osobisty oraz zawodowy. Do opisanej ćwiartki możemy zaliczyć między innymi:
Realizację pasji
Czas poświęcony na rozwój osobisty
Spotkania z rodziną i znajomymi
Lub na obszarze zawodowym będą to:
Zadania zlecone przez przełożonych
Dokształcanie się
Do tej ćwiartki zaliczamy również czas poświęcony na odpoczynek i dbanie o swoje zdrowie. Jak wielokrotnie już powtarzałam - relax jest tym, co bezwzględnie musisz wprowadzić w swój kalendarz. Dbanie o siebie, wysypianie się nie jest tą rzeczą, którą zajmiesz się dopiero gdy coś złego zacznie się dziać z Twoim zdrowiem psychicznym czy fizycznym. Czas poświęcony na ruch na świeżym powietrzu, sport, odpoczynek czy dbanie o siebie nie jest czasem straconym. Jest inwestycją na przyszłość. Odpowiednie zajęcie się 2 ćwiartką matrycy pozwoli na dobre samopoczucie, poprawi jakość Twojego życia, pomoże w rozwoju kariery oraz zwiększy dochody.
3. Nieważne i pilne. Do tej ćwiartki możemy zaliczyć sprawy, które pozornie są pilne i wymagające Twojej uwagi. Stwarzają iluzję, że jeżeli nie zajmiemy się nimi tu i teraz to zawali się świat. Są to wszystkie rozpraszacze i sytuacje w których nie byłaś w stanie wykazać się asertywnością i wydelegować tego zadania odpowiedniej osobie lub powiedzieć nie. Zaliczymy tu wszystkie te sytuacje w których ktoś prosi Cię o nieistotną przysługę, która pochłonie wiele czasu, a nie jest tego warta i dana osoba może się nią spokojnie zająć we własnym zakresie. W tej kolumnie znajdują się również sytuacje, kiedy ktoś zajmuje Twój czas wiecznymi telefonami, żeby się wygadać i wyżalić lub wpada do Ciebie bez zapowiedzi, pomimo tego, że mówiłaś, że nie masz w danym dniu czasu na spotkanie. Dotyczy to wszystkich sytuacji, kiedy zajmujemy się czymś na co nie mamy ochoty ani czasu. Czasem przeciwnie – same szukamy takich zapychaczy, żeby nie realizować swoich postanowień, ponieważ obawiamy się porażki, prokrastynujemy lub nie chcemy wziąć odpowiedzialności za swoje życie i działania.
4. Nieważne i niepilne. Ostatnią ćwiartkę zajmują wszystkie działania z obszaru zachcianek i zapychaczy czasu. Działania, które podejmujemy, żeby odsunąć realizację tych czynności, które są istotne z punktu widzenia osiągnięcia celów. Do tych obszarów zaliczamy czas poświęcony na bezwiedne przeszukiwanie Internetu, oglądanie filmików czy seriali, zamiast zająć się rzeczami, które zaplanowaliśmy na ten czas.
Podsumowując - aby odpowiednio korzystać z matrycy Eisenhowera należy przede wszystkim określić, co jest dla nas najważniejsze. Wiedzieć do czego zmierzamy, co jest dla nas największą wartością. Jeżeli będziemy mieć już określone swoje cele będzie nam o wiele łatwiej wyznaczać priorytety. Istotnym elementem matrycy i kluczowym na którym powinno się zwrócić swoją uwagę jest obszar z 2 ćwiartki - czyli sprawy ważne, ale nie pilne. Dzięki odpowiedniej pracy z wyznaczaniem priorytetów, planowaniem i realizacją celów jesteśmy w stanie realizować się zarówno na obszarze zawodowym, jak i prywatnym. Zachęcam do lektury poprzednich wpisówna blogu, które są świetnym uzupełnieniem pracy z opisanym narzędziem. Pomogą Ci odpowiednio wyznaczyć obszary nad którymi powinnaś popracować, zanim zabierzesz się do porządkowania swoich priorytetów.
Comments